I migliori modi per ottimizzare la conservazione digitale

Conservare correttamente i documenti digitali dovrebbe essere una priorità per qualsiasi azienda. Tale accortezza infatti è fondamentale per evitare che si corra il rischio di perdere una bozza o un testo importante e che comporta poi ore di lavoro extra o addirittura giorni e costi aggiuntivi. Per tale motivo, nel presente post forniremo alcuni utili consigli per sapere come organizzare facilmente i documenti digitali nell’azienda che si gestisce.

Perché è importante organizzare i documenti digitali?

Attualmente, la maggior parte di noi archivia i propri documenti digitali sul proprio computer, nel cloud oppure su server collegati a un’unica rete. Tuttavia, la conservazione di documenti digitali ha semplificato il compito di archiviarli e tenerli gelosamente custoditi, anche se il processo è un tantino complesso ma non per questo difficile da attuare. Premesso ciò, va sottolineato che nonostante i motori di ricerca di file continuino a migliorare, oggi sapere come organizzare i documenti digitali è fonte di vantaggio competitivo, poiché è chiaro che nel boom dell’economia il tempo è denaro. Per questo motivo, le aziende devono stabilire sistemi per mostrare come organizzare i file digitali che garantiscano che tutte le loro informazioni siano sempre disponibili e aggiornate. Inoltre è importante non trascurare altre caratteristiche della suddetta gestione documentale in quanto oggi imprescindibile; infatti, l’operazione permette di recuperare facilmente vecchie versioni di determinati documenti digitali e di modificare da remoto e contemporaneamente lo stesso documento da più persone del team aziendale. Esistono tra l’altro molti software sul mercato che semplificano l’organizzazione dei documenti digitali, anche se in questo post vogliamo soltanto fornire alcuni utili consigli chiave per sapere come portare a buon fine l’operazione.

Stabilire un protocollo su come archiviare le informazioni digitali

Creare e diffondere tra i propri dipendenti una governance o regole su come organizzare i documenti digitali e in che modo denominare cartelle e file, è soltanto un esempio di come alternare l’uso locale a quello della rete o del cloud, oppure effettuare copie di backup. Un altro punto focale riguarda invece la conservazione di tutti i documenti digitali nella stessa cartella e con una struttura di sottocartelle. L’archiviazione dei documenti digitali dell’azienda che si gestisce e inseriti nella cartella principale, inducono a denominarla con una voce del tipo il Mio Server oppure con un nome simile al fine di facilitarne la ricerca e il backup. Inoltre è molto importante utilizzare nomi autoesplicativi per organizzare file e cartelle digitali. Le sigle ad esempio possono sembrare una buona idea, ma per continuare a interpretarne il significato e la gerarchia nel tempo è importante ricorrere a formule descrittive tipo clienti attuali, vecchi clienti, fatture, offerte ecc. I nomi autoesplicativi dovrebbero tuttavia essere brevi sebbene Windows consenta di attribuirne alcuni fino a 260 caratteri. Infine per essere sicuri che questa operazione vada a buon fine conviene separare le parole con trattini ed evitare di usare sia accenti che caratteri incompatibili su altre piattaforme.

Creare molte sottocartelle per la conservazione dei documenti digitali

Se il volume di informazioni è di gran lunga maggiore, c’è la necessità di creare un buon numero di sottocartelle. Del resto nel tempo con l’aumento dei documenti digitali, si incrementerà anche la complessità di come organizzarli nelle cartelle. Per tale motivo vale la pena considerare di incorporarli nelle suddette sottocartelle informative. Per fare un esempio se una directory con fatture cresce in modo esponenziale, non bisogna mai eliminare quelle vecchie né assegnarle ad un’altra cartella: archiviarle invece in sottocartelle corrispondenti ai diversi anni contabili tipo 2014, 2015, 2016 ecc. facilita la ricerca nel momento in cui è necessario consultarle.